Entre la commande de matériaux et le paiement du solde, votre entreprise avance de l’argent. Le programme Chantiers Rentables en 90 jours aide à organiser ce parcours d’encaissement ; ce dossier présente les décisions à prendre avant de paramétrer les rappels.
Avant les achats : définir l’échéancier
La méthode pour demander un acompte sur devis part des dépenses à engager et du contrat. Le montant et la date d’encaissement doivent être adaptés au client et au mode de conclusion ; un pourcentage habituel n’est pas une obligation légale.
Pour formaliser le versement, le modèle de facture d’acompte propose une trame et un exemple à 30 %. Il faut ensuite rapprocher facturation et paiement, sans assimiler un document émis à de l’argent reçu.
Après l’accord : facturer au bon moment
Les délais de paiement applicables à un artisan diffèrent notamment selon le client. Gardez une échéance, le bon destinataire et les pièces attendues pour chaque facture.
Le choix d’un logiciel de devis et facturation BTP doit être testé sur ce parcours, pas seulement sur la présentation du devis. Si vous envisagez le paiement par carte sur chantier, vérifiez aussi le droit d’encaisser, les frais et le rapprochement bancaire.
Quand le client ne paie pas
La procédure pour un client qui ne paie pas commence par vérifier la facture et distinguer retard et contestation. Lorsque le dossier le justifie, la trame de mise en demeure pour facture impayée prépare une demande formelle à faire adapter au cas réel.
Quand le décalage nécessite un financement
Comparer les solutions de financement de trésorerie pour artisans suppose de connaître le besoin, sa durée et la nature des clients. Une avance sur facture, un découvert et un financement de matériel ne répondent pas au même problème.
Repérer le moment où le chantier consomme votre argent
Dessiner une chronologie de paiements
Sur un chantier représentatif, placez les dates prévues de commande, de livraison, de paie, de facturation et d’encaissement. Utilisez les échéances réellement acceptées, pas uniquement la date de fin des travaux. Vous verrez à quel moment les sorties dépassent les entrées et combien de temps l’entreprise porte ce décalage.
Séparer paiement, facturation et rentabilité
Un devis signé n’est pas un paiement. Une facture émise ne signifie pas que le client l’a reçue ou validée. Enfin, un acompte encaissé ne constitue pas un gain disponible à dépenser librement : il finance des obligations de réalisation. Ces distinctions empêchent de piloter les dépenses sur une impression de trésorerie confortable.
Installer une chaîne de responsabilité
Éviter les factures qui attendent un document
Précisez qui transmet les informations de fin de travaux, qui vérifie les quantités et qui émet la facture. Pour un client professionnel, identifiez aussi le bon destinataire et les pièces demandées. Une erreur de référence ou l’absence d’un document peut bloquer le règlement sans qu’il s’agisse d’une volonté de ne pas payer.
Traiter les exceptions avant d’automatiser
Un chantier avec réserve, un montant contesté ou un échéancier négocié ne doit pas recevoir la même relance qu’une facture oubliée. Le dossier reste visible dans le suivi, mais la séquence automatique est suspendue. Quelqu’un doit reprendre le sujet, consigner l’accord et fixer la prochaine étape.
Exemple fictif : deux chantiers démarrent la même semaine alors que les paiements d’un précédent chantier sont décalés. Le problème à résoudre peut être le chevauchement des achats, et non une baisse du résultat. Avant de réduire les prix pour signer encore plus de commandes, examinez leur besoin de financement. Toute mesure contractuelle doit rester adaptée au type de client et être validée au besoin par votre conseil.